なんとなくGASやシステムの話よりも関数とかの話の方が好まれている気がするので、こんなのもあるよという内容です。
何らかのサービスを利用していると請求書が届くと思います。
色々な部署で利用しているサービスだったら、もしかしたら単価を出して部署の人数分の額を部署に負担させるような振り分け処理をしているかもしれません。
そんなときに
単価を出したら端数が出てきた・・・
いちいち計算するのが大変・・・
関数を組むのが面倒・・・
というのがあると思うので、ここでサンプルを出しておきます。
実際のスプレッドシート
公開していますので興味があればコピーして色々触ってみてください。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rYcEBB3brlcL11ymo7QPGagHEbXJyYG9TWVmLo6QA-8/edit#gid=0
※スプシに表記しているのはサンプルのためのダミー値です。
例えばPCやモニターなどのをリースしている場合の請求書を考えます。
こういうのは全部署使っていますので、使用部署に使っている分だけ費用を付けたいという要望があると思います。
こういうものの面倒な点として、端数処理があると思います。
例えば、使っているPCの請求額を使用部署の人数で割ってみたところ小数点以下でてしまい最終的に合計額が請求額を合わなくなることが発生します。
端数処理は考え方、決め方なのですが、どこかの部署に吸収してもらって帳尻合わせるのが楽だと思います。
このスプシの例だと、「B3」セルに差額調整を担当する部署名を記載しています。
なので、例えば請求額が1000円の時、入力額計が端数処理で999円になってしまう場合は総務部の部署負担額に1円を足さしてもらって帳尻を合わせるということです。
サンプルスプシの説明
薄黄色の背景色を付けているところにのみ手入力で情報を入れていきます。
まずは
- 請求書番号：大抵の請求書には番号が振ってあると思います。管理用です。
- 請求額(計)：請求書に書いてある税込みの支払額を手入力します。
- 差額調整部署：振り分け額計算のときにでた端数を吸収する部署です。G列以降の部署名と一致するように記載してください。
- 税率：今後いじることはないと願っていますが・・・
- 入力額(計)：明細入力した後に関数で自動計算しています。いじるべからず。
- 差額：小数点以下の計算になった結果生じる差額です。
- 振分額(計)：差額調整した結果の額です。B2セルの請求額(計)と違う場合は赤色背景色が付きます。
次は、
- 明細No：大抵の請求書には明細ごとに管理番号が振られていると思います。管理用です。
- 項目：請求されている内容です。
- 金額(税抜)：おそらく明細の多くは税抜きで表記されているのではないでしょうか。
- 金額(税込)：B4セルに入力した税率で税抜額を税込額に変更します。
- 単価：この場合、その項目のものを使っている利用人数です。
- 利用数：総務部～広報部：
それぞれの部署で利用人数を入力します。
どれだけ使っているか=どれだけ請求額を振り分けるかを計算するためです。
最後に、
ここは全部関数を埋め込んでいるので手入力は不要です。
- 振分額：総務部～広報部：
それぞれの部署の利用者数が分かると、振分額を四捨五入して計算します。
部署名の1行下はその部署の小計値です。 - 差額調整後額：差額があった場合、差額負担部署へ差額を付けた結果の最終的な振分額です。
というわけで、請求額を各部署へ振り分けたいときに便利になるかな？と思うスプシの紹介でした。
それぞれの会社、それぞれの部門で色々なやり方があると思いますが、経理ソフトなんかを入れるまでもないちょっとした振分け作業なんかはスプシでも半自動化していきましょう。
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