無料プランのslackとGoogleWorkspace | たいぼんの社内SE blog

以前Googleチャットとslackどっちがいいのという記事を書きましたが、結局GoogleWorkspaceを使っているんだからGoogle使っていこうよ。という段になりました。

しかし、社内にはslack派の社員が多くいます。
そこで情シスである私はGoogleチャット推進を始めたのでした・・・

なぜslackを辞めるのか？
ネガティブメッセージからポジティブメッセージへ
対社内と対社外では別の話
アンフェアな比較でしたが

なぜslackを辞めるのか？

辞めさせる相応の理由を説明しなければいけません。

当然、ちゃんとした理由はあります。

個人端末でアクセスできてしまう
slackのためにユーザー管理しないといけないのでムダ
メッセージが最新10000件しか保存されないので検索性が低い
5GBしかファイル保存できないので検索性が低い

やっぱり無料プランだと会社でやっていくには非力にデザインされていますよね。

1つ目については、セキュリティ(管理)の問題です。
特に弊社ではBYODやってないので、個人端末は制御できません。
会社支給の端末ならデバイス管理できているので遠隔ロックやデータのリモートワイプができます。
さらに、二段階認証で会社支給の端末しかログインできないようになっているので、そういう意味で無料プランのサービスはセキュリティが担保できていないと判断できます。

2つ目については、slackはそれ用に管理者を立てないといけません。GoogleWorkspaceなら、アカウント(メールアドレス)を管理するだけでいいので1元管理が可能です。
slackをやっているだけでアカウントの出入りを管理する工数と責任が付いてくるのはムダでしょう・・・という判断です。

３つ目と4つ目については、無料プランだから敢えてのことでしょうが、ノウハウや企業文化を蓄積していくというslack(ワークスペース参加型のチャット)のメリットが非常に薄まってしまっていますよね。
GoogleWorkspaceであれば(プランによって容量限界はあれど)メッセージもファイルも検索できなくなってしまうことはありません。
検索性に劣るチャットツールを使っていく理由はないでしょう。(もちろん無料プランでの話ですよ)

ネガティブメッセージからポジティブメッセージへ

今はこんなんだからダメなんだ。と言っても使っている側からすれば便利に使っているのが現実です。
一方的にダメだダメだと言ってもまた情シスが口うるさく邪魔してくるよ・・・くらいにしか思われないものです。

まずは、slackでやってたことが変更先でもできることを伝えます。

slack	Googleチャット
スレッド	チャットページを開けばグループチャットでスレッドごとにトーク可能。メッセージをGmailに転送すればトレーサビリティも良好。
ブックマーク	メッセージをGmailに転送すればToDoに入れたり、 ☆マーク付けたりラベル付けたりいくらでも工夫できる
チャンネル	グループチャットで代替可能
DM	Gmailに履歴が残るので管理しやすい。
BOT/アプリ連携	BOTもありますよ・・・デフォでGoogleアプリと連携してますよ。それよりもGASですよ。GAS使って下さい。

ここで、Googleチャットだとこんなメリットありますよ。と伝えてみます。

Gmailベースでデータが管理できる。Gmailがデータプラットフォームになる。
個人端末で仕事をしなくて済む。(こちらとしても管理できないのでさせたくない！)
カレンダー、Meet、ToDoなど他Googleアプリと連携が簡単で単純に便利

意識高い社員ならメール文化に戻るのは嫌だ！と言いそうですが、メール文化は当分なくならないのではないでしょうか？
GoogleもGmailを起点としたアプリコラボレーションをデザインしているように思えます。
実際、世の中でまだFAXが消えないことを考えると、少なくともうちでは向こう半世紀はメール文化だと思いますし、それが悪とも思えません。
Gmailは実際便利。

また、中には家でも仕事したい人がいるかもしれませんが、プライベートで使っている端末で仕事のチャットやっていかなければいけないのは嫌なものでしょう。
会社としてこれを禁止することで救われる人もいるのではないか・・・と思います。

対社内と対社外では別の話

やっぱりお客様がslackでやりましょう。slackがイケてるじゃないですか。と言ってきたら無下にはできません。
そんな場合は素直にslackを使ってもよいというルールにしています。
GoogleWorkspaceが輝くのはあくまで社内コミュニケーションツールとしての時。(もちろんGoogleアカウントあれば社外とでも便利に使えますよ。)
お客様が用意したslackのワークスペースに乗っけてもらう形で使うことにしています。
つまり、アカウントの管理はお客様にしてもらいます。

それでも個人端末ではNGにしています。
それはそれ、これはこれです。